Chữ ký số trên Hóa đơn điện tử và những điều PHẢI BIẾT!

Chữ ký số và Hóa đơn điện tử là bộ đôi không thể tách rời. Để sử dụng hóa đơn điện tử đúng luật và hiệu quả, việc nắm vững các thông tin quan trọng về chữ ký số là bắt buộc. Dưới đây là tất cả những điều bạn PHẢI BIẾT!

1. Mối quan hệ giữa chữ ký số trên Hóa đơn điện tử 

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là một hình thức hóa đơn được tạo lập, gửi, nhận và lưu trữ hoàn toàn trên các thiết bị điện tử. Để đảm bảo tính pháp lý và an toàn cho hình thức hóa đơn này, chữ ký số đóng vai trò then chốt và có mối quan hệ không thể tách rời với HĐĐT.

Theo quy định pháp luật hiện hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC, mọi doanh nghiệp, tổ chức khi phát hành hóa đơn điện tử BẮT BUỘC phải sử dụng chữ ký số hợp lệ.

Chữ ký số trên hóa đơn điện tử chính là minh chứng cho việc bên mua và bên bán đồng ý với thỏa thuận được ghi, xác nhận giá trị pháp lý của hóa đơn.

Quan trọng hơn, chữ ký số trên hóa đơn điện tử giúp đảm bảo sự an toàn, tính toàn vẹn và chống chối bỏ cho các giao dịch điện tử của hai bên, ngăn chặn hiệu quả việc giả mạo hay chỉnh sửa nội dung sau khi hóa đơn đã được phát hành.

Hiện nay, có nhiều loại chữ ký số được sử dụng trên hóa đơn điện tử để đáp ứng các nhu cầu khác nhau:

• Chữ ký số USB Token: Dạng thiết bị phần cứng nhỏ gọn, lưu trữ khóa bí mật, cần cắm vào máy tính khi ký số.
• Chữ ký số HSM : Thiết bị chuyên dụng cho phép ký số lượng lớn tự động, tốc độ cao, phù hợp doanh nghiệp quy mô lớn.
• Chữ ký số từ xa: Giải pháp linh hoạt, ký số qua nền tảng đám mây mà không cần thiết bị vật lý đi kèm.
• Chữ ký số cá nhân: Dành cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng khi phát hành hóa đơn điện tử, xác thực danh tính cá nhân/hộ kinh doanh.

Dưới đây là hình ảnh mẫu chữ ký số điện tử MISA eSign trên hóa đơn điện tử MISA meInvoice.

2. Quy định pháp lý về chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Việc áp dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử là một yêu cầu pháp lý bắt buộc đối với hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức khi phát hành hóa đơn.

Mẫu hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice

2.1 Trường hợp bắt buộc sử dụng chữ ký số

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 78/2021/TT-BTC, và các hướng dẫn từ Cục Thuế, khi người bán hoặc người mua là cơ sở kinh doanh, tổ chức được thành lập và hoạt động chính quy, hoặc là cá nhân mua hàng để kinh doanh thì cần có chữ ký số trên hóa đơn điện tử là điều kiện bắt buộc. Cụ thể:

Đối với bên bán:

• Nếu bên bán là doanh nghiệp hoặc tổ chức, đơn vị này phải sử dụng chữ ký số của chính doanh nghiệp/tổ chức đó để ký trên hóa đơn điện tử được phát hành.
• Trường hợp bên bán là cá nhân kinh doanh, hóa đơn điện tử cần được ký bằng chữ ký số cá nhân của người đó hoặc chữ ký số của người được ủy quyền hợp pháp theo quy định.

Đối với bên mua:

• Nếu bên mua là cơ sở kinh doanh và có thỏa thuận với bên bán về việc ký số, đồng thời đáp ứng các điều kiện kỹ thuật cần thiết, thì hóa đơn điện tử đó sẽ có chữ ký số của cả người bán lẫn người mua.
• Nếu không có thỏa thuận hoặc người mua không đáp ứng điều kiện kỹ thuật, hóa đơn điện tử chỉ cần có chữ ký số hợp lệ của người bán.

2.2 Trường hợp không nhất thiết cần có chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định về những trường hợp không nhất thiết cần phải có chữ ký số trên hóa đơn điện tử. Cụ thể như sau:

1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng cho cá nhân không kinh doanh

Theo Khoản 7 Điều 3 Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán nếu đáp ứng các điều kiện sau:

• Hóa đơn được lập và gửi lên hệ thống của Cục Thuế để cấp mã.
• Dữ liệu hóa đơn được đảm bảo toàn vẹn và xác thực bởi mã định danh của cơ quan thuế.

Ví dụ: Hóa đơn bán lẻ tại siêu thị, cửa hàng cho khách hàng cá nhân không cần chữ ký số nếu sử dụng hóa đơn có mã.

2. Hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không đủ điều kiện tự phát hành hóa đơn điện tử, được cơ quan thuế cấp hóa đơn theo từng giao dịch không bắt buộc có chữ ký số của người bán vì hóa đơn do cơ quan thuế cấp trực tiếp và đã có mã xác thực

3. Hóa đơn xăng dầu điện tử khi bán cho cá nhân không kinh doanh

Các đơn vị kinh doanh xăng dầu bán lẻ cho cá nhân không kinh doanh không bắt buộc có chữ ký số của người bán nếu hóa đơn là loại có mã của cơ quan thuế.

Ngoài ra, không cần các chỉ tiêu như tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số, số hóa đơn, thuế suất GTGT, thông tin người mua.

4. Hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ

Các đơn vị phát hành tem, vé, thẻ điện tử (ví dụ: vé xem phim, vé xe buýt, thẻ nạp tiền), không bắt buộc có chữ ký số của người bán, trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã

5. Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không

Các hãng hàng không phát hành vé máy bay điện tử qua website hoặc hệ thống thương mại điện tử cho cá nhân không kinh doanh, không bắt buộc có chữ ký số của người bán nếu chứng từ được lập theo thông lệ quốc tế và được xác định là hóa đơn điện tử hợp lệ.

2.3 Chữ ký số trên hóa đơn điện tử phải là chữ ký số an toàn

Để hóa đơn điện tử được công nhận giá trị pháp lý, đặc biệt khi nộp cho cơ quan thuế hoặc giao dịch với cơ quan nhà nước khác, pháp luật yêu cầu chữ ký số sử dụng phải đạt chuẩn chữ ký số an toàn.

Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP đã quy định rõ 03 điều kiện cốt lõi mà một chữ ký số cần thỏa mãn để được công nhận là an toàn:

• Chữ ký số phải được tạo ra trong khoảng thời gian mà chứng thư số vẫn còn hiệu lực. Quan trọng hơn, người nhận phải có khả năng kiểm tra và xác thực chữ ký này bằng khóa công khai tương ứng được ghi trên chính chứng thư số đó.
• Chữ ký số phải được khởi tạo bằng khóa bí mật đi đôi với khóa công khai trên chứng thư số. Chứng thư số này bắt buộc phải được cấp bởi một Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đã được Nhà nước cấp phép hoạt động tại Việt Nam MISA eSign
• Tại thời điểm ký hóa đơn điện tử, khóa bí mật phải nằm dưới sự kiểm soát duy nhất và toàn vẹn của người ký. Không ai khác có thể truy cập hay sử dụng khóa bí mật này vào lúc đó.

3. Hướng dẫn kết nối chữ ký số vào phần hóa đơn điện tử meInvoice

MISA meInvoice là phần mềm hóa đơn điện tử an toàn nhất, dễ sử dụng nhất hiện nay có đầy đủ có tiêu thức về hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp theo Quy định và cho phép tích hợp với chữ ký số hợp lệ của tất cả các nhà cung cấp.

Dưới đây là cách thiết lập đồng thời nhiều hình thức ký số vào phần hóa đơn điện tử meInvoice:

• Đơn vị sử dụng những hình thức ký số nào thì thực hiện thiết lập ký số theo các hình thức đó:
  • Thiết lập ký số thông qua Dịch vụ chữ ký số từ xa MISA eSign.
  • Thiết lập ký số thông qua USB Token.
  • Thiết lập ký số thông qua chữ ký số HSM.
• Khi thiết lập sử dụng đồng thời nhều hình thức ký số thì khi phát hành hóa đơn/vé, ký số lên biên bản, tờ khai… kế toán phải thực hiện thêm bước chọn hình thức ký số.

4. Giải đáp câu hỏi chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Câu 1: Hộ kinh doanh có cần chữ ký số trên HĐĐT không?

Trả lời: Có. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC), hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khi phát hành hóa đơn điện tử theo phương thức có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế thường bắt buộc phải sử dụng chữ ký số để đảm bảo tính pháp lý cho hóa đơn.

Trường hợp không cần chữ ký số trên hóa đơn điện tử nếu dùng hóa đơn do cơ quan thuế cấp trực tiếp hoặc bán lẻ cho cá nhân không kinh doanh với HĐĐT có mã.

Câu 2: Một doanh nghiệp có thể dùng nhiều chữ ký số không?

Trả lời: Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số để lập, xác nhận hóa đơn và cần đảm bảo tính hợp lệ của chữ ký số cũng như cập nhật toàn bộ chữ ký số hợp lệ lên hệ thống của Tổng cục Thuế www.laphoadon.gdt.gov.vn

Câu 3: Có thể ủy quyền ký số hóa đơn điện tử không?

Trả lời: Theo quy định chung, khi bên bán là doanh nghiệp hoặc tổ chức, chữ ký số được sử dụng trên hóa đơn điện tử phải là chữ ký số của chính doanh nghiệp/tổ chức đó. Điều này giúp xác định rõ pháp nhân chịu trách nhiệm phát hành hóa đơn.

Đối với bên bán là cá nhân, chữ ký số cá nhân của người đó hoặc người được ủy quyền hợp pháp sẽ được sử dụng.

Như vậy, doanh nghiệp không thể dùng chữ ký số của người đại diện được ủy quyền để ký trên hóa đơn điện tử mà bắt buộc phải sử dụng chữ ký số của công ty để ký hóa đơn.

Cạnh đó, người đại diện theo pháp luật của công ty có thể ủy quyền bằng văn bản cho một hoặc nhiều cá nhân khác trong công ty (ví dụ: kế toán trưởng, giám đốc chi nhánh) để sử dụng chữ ký số của công ty thực hiện việc ký hóa đơn điện tử theo đúng phạm vi được giao. Việc ủy quyền này phải tuân thủ quy định của pháp luật và quy chế nội bộ của công ty.

Chữ ký số và hóa đơn điện tử là bộ đôi không thể tách rời. Đảm bảo sử dụng chữ ký số đúng quy định, an toàn chính là chìa khóa để hóa đơn điện tử của doanh nghiệp luôn hợp lệ và giao dịch được thông suốt.